Тайм драйв: как успевать жить и работать

Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

Наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время. Жизнь человека подчинена различным ритмам, поэтому отдых также должен быть ритмичным. Например, 5 минут каждый час.

Во время отдыха отвлекитесь, чтобы лучше восстановить силы. Вместо того чтобы сидеть в интернете, прогуляйтесь или сделайте несколько упражнений.

Сделайте лень творческой

В периоды лени загрузите мозг информацией по важной для вас творческой теме и ленитесь на 100%, не пытаясь решать проблемы и не мучаясь угрызениями совести

Повысьте эффективность сна, засыпая и просыпаясь по режиму и оптимизируя его продолжи­тельность. Наш сон состоит из нескольких циклов продолжи­тельностью 1−1,5 часа. Когда длительность сна кратна длине цикла, просыпаться гораздо легче. Перед сном проветрите комнату, не наедайтесь и разгрузите мозг от дневных забот — погуляйте или почитайте художественную книгу.

Применяйте «микросон» в течение рабочего дня. Биоритмы человека имеют два подъёма и два спада в течение дня. Первый спад происходит в районе 13−15 часов, второй — вечером. Если отдохнуть 10−15 минут во время первого спада, работа пойдёт гораздо эффективнее.

«ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающих

Мы не достигнем 100% эффективности, если не скоординируем свой личный тайм-менеджмент с окружающими людьми. Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они разумно использовали время. Посчитайте цену своего времени и боритесь за него не менее жёстко, чем за деньги.

Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас. Начните с инструментов, полезных и дешёвых для шефа. Представьте их «в деле», а не в теории. Ваша идея должна сама прийти в голову руководителю — это облегчит её принятие.

Убеждайте подчинённых в действенности тайм-менеджмента личным примером. Мотивируйте его применение — сотрудники должны понять, почему временем нужно и можно управлять. Регулярно предлагайте новые техники.

Внедряйте ТМ-техники постепенно, используя минимум инструментов. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники». Опробуйте техники на одном сотруднике или подразделении, чтобы все увидели реальные плюсы и минусы.

Для внедрения тайм-менеджмента в личные отношения научитесь договариваться. Не пытайтесь навязать партнёру свои предпочтения, ищите компромиссы, позволяющие учесть вкусы обеих сторон.

Выделяйте время, чтобы восстановить свою энергию и работоспо­собность. Очевидное для вас порой не является таким для другого человека, поэтому чётко объясняйте или записывайте принципы взаимоот­ношений.

Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них «проактивный» подход к жизни.

Цели: как приблизить мечты к реальности

Определите миссию, сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели. Вместо «реактивного» подхода — реакции на внешние обстоятельства, применяйте «проактивный» — выстраивайте жизнь по своему желанию, активно влияйте на события.

Чтобы определиться с целями, представьте, каким вы хотите видеть ваш день через несколько лет. Постарайтесь освободиться от навязанных штампов — дорогих машин, часов и прочих атрибутов, — если они не являются для вас реальной ценностью.

Определить ценности поможет «мемуарник». Записывайте в него главные события жизни. «Мемуарник» позволит вам сформировать список ключевых ценностей и побудит вас каждый день уделять несколько минут вопросу о Главном.

Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии. Что изменится в мире и останется после вас, когда всё закончится?

Ищите ваше призвание. Если миссию мы можем изменить, то призвание — нет. Призвание — это когда понимаешь, что, кроме тебя, эту телегу не вывезет никто. Им может быть не только революционное открытие, но и простая жизненная задача.

Выявите 5−7 ключевых областей вашей жизни, чтобы увидеть общую структуру и установить гармонию различных направлений деятельности. Карта ключевых областей похожа на дерево. Вместо хаоса мелких дел — ясные ветви с листьями-делами.

Начертите график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам, чтобы отслеживать, куда и как вы движетесь. Иногда сложно понять, чего хочется, но лучше немного ошибиться и впоследствии подкоррек­тировать планы, чем через годы понять, что время прошло и ничего не достигнуто.

Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми с помощью техники SMART:

  • Specific — конкретные
  • Measurable — измеримые
  • Achievable — достижимые
  • Realistic — актуальные
  • Time-bound — ограниченные во времени

Чётко определите, чего вы хотите и в какие сроки, а затем выразите это в денежном эквиваленте.

Автор Глеб Архангельский

Глеб Архангельский

Тайм-драйв. Как успевать жить и работать

Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

Архангельский Г. А., 2005

Архангельский Г. А., 2010, с изменениями

Дизайн обложки. Студия Артемия Лебедева, 2005

* * *

Посвящается моему деду, Герману Архангельскому, с благодарностью за приобщение к традиции управленческого мышления и за вовремя подаренную книгу о Времени «Эта странная жизнь»

От издателей

Книга, которая экономит время, – это книга жизни!

Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все.

Заработает автор, Глеб. Не столько денег, сколько славы и популярности – и много новых благодарных учеников. Заработает издательство – и опять же не столько денег, сколько множество благодарных читателей. И, наконец, заработает каждый читатель. Причем – в отличие от Глеба и издательства – трижды. Сначала он заработает много положительных эмоций: ведь книга написана очень легко, доступно и интересно! Потом, при определенных усилиях над собой, он начнет зарабатывать «временные очки» – сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень много. Это изменения в лучшую сторону – как в личной жизни, так и в карьере. Вы действительно начнете успевать жить и работать!

Один из читателей как-то сказал мне, что мои предисловия к книгам напоминают ему хорошие грузинские тосты – они в меру длинные и интересные. Намек понял, закругляюсь.

Ну… за тайм-драйв!

Предисловие. Наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200–400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше.

. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична

Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, чего действительно хочешь

Несколько лет назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира …

Электронный ежедневник для тайм-менеджера

Программа полезная, хотя есть и нюансы, о которых тоже стоит упомянуть. Интерфейс функционален, но весьма прост и вау-эффекта не вызывает. Это далеко не Clear и не Tweetbot. К тому же синхронизация с календарем ограниченная (переносятся только основные задачи, но не «лягушки» или «бифштексы»), что естественно. Ведь у стандартных приложений нет ряда функций, доступных в Тайм-Драйве, а именно, гибкого разделения задач. То есть, в OS X придется довольствоваться лишь тем, что доступно в календаре. Плюс отметка задач в Тайм-Драйве как выполненных, в стандартный календарь не переносится. Надо делать это руками.

Из-за ограниченной функции синхронизации лучше работать с Тайм-Драйвом отдельно, не рассчитывая на стандартный календарь. То есть вы оказываетесь привязанными к iPhone. В общем-то, ничего страшного в этом нет и можно воспринимать его как электронный ежедневник, что я и делаю. Хотя не помешал бы веб-сервис, а еще лучше — клиент для OS X.

Тем не менее, приложение действительно позволяет эффективнее управлять своим временем при небольших затратах на планирование. Намного удобнее открыть план задач на день и действительно увидеть План с расставленными приоритетами, а не длинный список заданий, из которого приходится выбирать, что сделать сейчас, а что потом.

Тайм-Драйв распространяется в App Store бесплатно, но для испытания возможностей ежедневника дается лишь неделя. Затем надо будет определиться, стоит ли оформлять подписку на год за 299 руб. или нет. Я вот пока еще не определился, но книжку «Тайм-Драйв» уже раздобыл и начал читать, что и вам рекомендую сделать. Как пишут многие ее прочитавшие — это одно из лучших русскоязычных изданий по тайм-менеджменту.

iPhone: Бесплатно (на неделю)/299 руб. (годовая подписка)

Юзабилити: 3+, Функциональность: 4, Интерфейс: 3+, Цена/качество: 4, Вердикт: 4


iPhones.ru

Упорядоченный хаос в помощь

Принцип упорядоченного хаоса

Для начала поговорим об этих самых принципах. В отличие от зарубежных гуру по управлению личным временем, которые предлагают жесткую схему действий, тотальный контроль и порядок над всем, что можно упорядочить и проконтролировать, Архангельский придерживается более гибкой методики. Прежде чем начинать наводить порядок в своей жизни, он предлагает оценить результат тех или иных действий. Проще говоря, решить для себя, а стоит ли овчинка выделки?

Например, вы решили навести порядок в комнате, в которой важные бумаги валяются вперемешку с носками, пустыми бутылками, остатками перекусов, дисками, одеждой и прочими вещами. Можно потратить два-три часа, разложить все по полочкам, собрать бумаги, их тоже рассортировать и разместить на столе — для каждого типа бумажек своя папочка. В итоге будет красота и порядок, но надолго ли они сохранятся? А сколько времени вы будете тратить на то, чтобы найти нужный листик или необходимую вещь в такой чистой, красивой и новой для вас комнате, в то время как раньше в ней годами был привычный хаос? Вдруг появится новая бумажка, для которой еще нет папки, придется заводить. А потом еще одна бумажка, новая вещь, потом вы поймете, что просто путаетесь во всем этом порядке, тратите лишнее время, не можете запомнить, что и куда положили, и в итоге забрасываете сие дело, возвращаясь к привычному бардаку и хаосу.

Но ведь на самом деле вся наша жизнь хаотична, природа хаотична, движение хаотично, но из этого хаоса рождаются упорядоченные структуры. Попытка подчинить порядку абсолютно все приведет лишь к тому, что в итоге хаос вновь вырвется наружу и разрушит нежную конструкцию. Разумней ограничивать хаос, чтобы из него рождались упорядоченные структуры.

В качестве примера возьму все ту же комнату с бардаком. Вместо наведения идеального порядка, который долго не продержится, можно просто ее разделить на две части. Одна часть — это жилое помещение, вторая — стол внутри него. Собираем все валяющиеся по комнате бумажки и складываем их на стол. Если появляются новые бумаги, будь то счета, чеки, контракты, какие-то записи и т. п., вы тоже располагаете их на столе. В результате такого простого действия вы будете четко знать, что все бумаги находятся в выделенной для них небольшой территории, где найти нужную проще, чем перерывать всю комнату. Когда привыкаете к такому положению вещей, можно еще немного ограничить хаос — уже на столе, выделив отдельный ящичек для самых важных бумаг или счетов, а все остальные ссыпая в другой ящик. Далее по аналогии.

Тот же метод применим и в деле тайм-менеджмента, когда есть жесткие и ограниченные определенным временем задачи, есть гибкие и растянутые во времени задачи, есть мелкие и неприятные задачи, но их все равно надо выполнять, есть большие задачи, для решения которых придется предварительно выполнить ряд мелких.

По методу Архангельского вам не надо одним днем впадать в «тайм-менеджерское безумие», тут же составлять четкий и жесткий график дня, распланировать все свои действия на месяц вперед и превратиться в раба своего ежедневника. Как я упоминал в начале статьи, для большинства это не сработает. Кто-то даже заморачиваться не станет, впав в уныние только от мысли, что вот сейчас придется что-то планировать, а кто-то в позитивном угаре потратит день на составление списка задач, чтобы через неделю понять, что он просто не может следовать этому графику из-за постоянных форс-мажоров, которыми полна наша жизнь.

Календарь и аналогии с бардаком

Если вы быстренько пробежали по тексту, особо не вчитываясь, то, естественно, возник вопрос: «А зачем мне плодить сущности, когда в iOS есть системный календарь и “Напоминания”?». В случае, когда ваша жизнь течет неспешно, когда работы мало или же она имеет четко определенные и ограниченные рамки, когда мир вертится только вокруг дивана и некоего места работы, когда времени на все достаточно, то действительно хватит и встроенных в мобильную ОС средств.

Но если жизнь динамична и изменчива, если работы выше крыши и она постоянно прибавляется, если вам приходится общаться со многими людьми, постоянно назначать встречи, вертеться в разных кругах общества и при этом успевать выделять время семье, спорту, может быть какому-то хобби, если не охота утонуть в одной лишь работе, тогда возможностей календаря может и не хватить.

Тут можно провести аналогию с бардаком в комнате, которую я использовал в начале статьи. Да вы добавите все задания в календарь, распишите свои задачи на неделю вперед, а потом открываете его и видите огромный список всякого разного. За что браться сейчас, за что браться через 2 часа, что можно отложить и сделать вечером, а что нужно делать немедленно, как успеть на встречу и не забыть отправить отчет? Вроде бы есть список задач в календаре и что-то добавлено в напоминаниях. Но, присмотревшись, вы видите просто мешанину всего и вся, бардак.

В результате приходится тратить время на определение текущих задач, пытаться как-то все удобно расставить и упорядочить, но возможности календаря ограничены. Расположить все четко, особенно если заданий на день много, просто невозможно. Вот в таком случае и будет полезным Тайм-Драйв, позволяющий разграничить задания и задачи, определить большие и маленькие цели и при этом не пытаться втиснуть всю свою жизнь в жесткие рамки.

“Поглотители времени”

Один из главных источников ин­фор­ма­ци­он­но­го мусора в жизни человека – это телевидение и другие средства массовой информации. Внимательно про­ана­ли­зи­руй­те свое желание регулярно смотреть выпуски новостей.

Так ли вам нужно знать о военных действиях на Ближнем Востоке, о разводе поп-звезды или любом другом событии, к которому ни вы лично, ни ваша компания не имеете отношения?

Бросьте привычку включать телевизор по утрам и вечерам, используя его в качестве звукового фона. Спрячьте подальше пульт ди­стан­ци­он­но­го управления, чтобы не про­во­ци­ро­вать у себя навязчивое желание постоянно переключать каналы.

Смотрите телевизор выборочно и це­ле­на­прав­лен­но: если в программе стоит передача, которая вам интересна, то запишите ее на ка­кой-ни­будь цифровой носитель, чтобы посмотреть в удобное время.

Победа в борьбе с такого рода “по­гло­ти­те­ля­ми времени” требует си­сте­ма­ти­че­ско­го подхода. Попробуйте замерить точно, сколько времени вы ежедневно тратите на те или иные дела.

Например, носите с собой блокнот и несколько дней подряд педантично записывайте в него, что вы делаете и сколько времени на это ушло (с точностью до 5–10 минут).

Короткие отвлечения от работы, занимающие меньше пяти минут, отмечайте “галочками”, а вечером число этих “галочек” умножьте на 2–3 минуты, чтобы увидеть масштаб этих мелких утечек времени.

Вни­ма­тель­ный, терпеливый мониторинг личного времени позволяет увидеть со всей ясностью, какие временные резервы есть у вас в запасе.

Сравните время, затраченное на при­о­ри­тет­ные и важные дела, со временем, отнятым “по­гло­ти­те­ля­ми”. Когда у вас появятся ко­ли­че­ствен­ные показатели, вы удивитесь, насколько быстро станут сокращаться утечки времени на “по­гло­ти­те­лей”.

Благодаря ежедневному хро­но­мет­ра­жу вы, возможно, впервые точно узнаете, сколько времени на самом деле отнимает дорога на работу и с работы.

Подумайте над тем, как заполнить этот “мертвый” промежуток чем-нибудь полезным – например, чтением книг, про­слу­ши­ва­ни­ем ауди­о­за­пи­сей или изучением иностранных языков.

Наконец, когда вы едете в об­ще­ствен­ном транспорте, просто рас­слабь­тесь и по­ста­рай­тесь хорошо отдохнуть – это будет не менее эффективным ис­поль­зо­ва­ни­ем времени, чем чтение книги.

В тайм-ме­недж­мен­те – как в спорте: если человек не двигается вперед, он двигается назад. Поставьте перед собой цель каждый день делать хотя бы маленький шажок к экономии личного времени.

Превратите контроль за временем и поиск его ресурсов в такое же регулярное, привычное занятие, как умывание и чистка зубов. Возьмите за правило ежедневно разбираться хотя бы с одним ин­фор­ма­ци­он­ным завалом (очистка рабочего стола, сортировка входящей электронной кор­ре­спон­ден­ции и так далее).

Еженедельно опробуйте ка­кую-ни­будь новую методику управления временем – например, мониторинг временных затрат на текущие дела или ведение органайзера. Раз в три месяца проводите “дис­ци­пли­нар­ную неделю”, в течение которой строго соблюдайте все свои планы, не давайте себе никаких поблажек и ни на минуту не от­вле­кай­тесь от дел.

Са­мо­мо­ти­ва­ция

Психологам хорошо известно, что с помощью нехитрых приемов, действующих чаще всего на бес­со­зна­тель­ную часть психики, человека можно настроить на эффективную работу даже в том случае, когда работа ему неинтересна.

Один из этих приемов – ис­поль­зо­ва­ние пси­хо­ло­ги­че­ских “якорей”, то есть це­ле­на­прав­лен­ное создание в сознании нужных ассоциаций. Например, если вы привыкли заниматься делами в со­про­вож­де­нии опре­де­лен­ной мелодии, то ее про­слу­ши­ва­ние само по себе способно взбодрить и настроить на рабочий лад.

Иногда таким “якорем” выступает и чашка крепкого кофе, выпиваемая по приходе на работу. Обращаться с пси­хо­ло­ги­че­ски­ми “якорями” следует аккуратно, так как сфор­ми­ро­ван­ные ими ассоциации могут распадаться.

Иногда нам бывает трудно взяться за дело, когда мы понимаем, что дело это непростое и потребует зна­чи­тель­ных усилий. Используйте в этом случае “метод швей­цар­ско­го сыра”.

Представьте, что стоящая перед вами задача – это кусок сыра, от которого можно откусывать маленькие кусочки, то есть выполнять самые легкие или приятные этапы работы.

Через некоторое время вы заметите, что от основного массива работы уже почти ничего не осталось. Завершив выполнение того или иного этапа, поощрите себя – скажем, откусывайте кусочек шоколадки после написания очередной страницы отчета.

Один из популярных способов заставить себя приступить к выполнению не слишком приятных задач – “съедение лягушки”. Представьте, что самый неприятный для вас участок работы – это холодная, противная лягушка, которую нужно съесть.

После того, как вы покончите с самым трудным, все остальное покажется вам намного более простым для выполнения.

Другой вариант этого метода – “съедение слона”. Когда вы боитесь приступить к задаче из-за ее мас­штаб­но­сти, представьте ее в виде слона, которого вы разрезаете на кусочки, чтобы каждый день съедать по одному.

Заведите таблицу, в которую заносите съеденных “слонов” и “лягушек” по мере их поступления. Назначьте для себя маленькую награду за успешное поглощение опре­де­лен­но­го их количества – например, приятную покупку.

Пред­став­ле­ние времени в виде таблицы – эффективное средство тайм-ме­недж­мен­та, помогающее создать в воображении картину неумолимого течения времени.

Тайм-ме­недж­мент в офисе

Одна из аксиом управления временем гласит, что у каждого дня должен быть план. Этот план выступает своего рода схемой, помогающей сознанию пред­ва­ри­тель­но просчитать все действия.

Всегда имейте при себе ежедневник, куда вечером или утром заносите план на предстоящий день. Подсчитывая дневной “бюджет” своего времени, не забывайте закладывать в него такие непред­ви­ден­ные временные траты, как ав­то­мо­биль­ные пробки или ор­га­ни­за­ци­он­ные просчеты.

Нужно помнить и о том, что план – это не догма, а пред­ва­ри­тель­ная схема, которую нужно кор­рек­ти­ро­вать по ходу дела. Недостаток планов в том, что они могут срываться из-за непред­ви­ден­ных мелочей.

Продумайте свои действия на этот случай и за­страхуй­тесь от неожи­дан­но­стей – например, собирая максимум до­пол­ни­тель­ной информации о за­пла­ни­ро­ван­ных ме­ро­при­я­ти­ях.

Часть задач, которые обязательно нужно выполнить, будет относиться не к конкретному дню, а иметь сквозной характер. Например, напомнить кому-то о чем-то, если он позвонит, или помыть машину, если вы будете проезжать мимо автомойки.

Список таких дел удобно выносить на отдельную карточку, ис­поль­зу­е­мую в качестве закладки в ежедневнике, – “стра­те­ги­че­скую картонку”. Выполнение за­пла­ни­ро­ван­ных действий такого рода зависит от появления удобного момента.

Чтобы вспомнить о “контекстной задаче” в нужный момент, создайте систему “переходящих” напоминаний, которые можно записывать, скажем, на маленьких стикерах и прикреплять сначала к одной странице ежедневника, а затем переносить их на следующую.

При пла­ни­ро­ва­нии дня следует учесть еще одно условие эффективной работы, о котором мало кто за­ду­мы­ва­ет­ся. Это отдых для вос­ста­нов­ле­ния сил. Бес­си­стем­ное пе­ре­клю­че­ние внимания не помогает рас­сла­бить­ся – отдых должен быть регулярным и за­пла­ни­ро­ван­ным.

Установите для себя правило каждый час отрываться от работы ровно на пять минут. В “пятиминутку отдыха” заварите чай, поговорите со знакомым, побродите по Интернету или просто пройдитесь по коридору.

Лучший вид короткого отдыха в рабочее время – это сон. Вместо того чтобы после обеда клевать носом, мучительно пытаясь со­сре­до­то­чить­ся, найдите возможность вздремнуть хотя бы полчаса.

Это можно сделать в кабинете, пустой пе­ре­го­вор­ной комнате или автомобиле. Короткий по­сле­обе­ден­ный сон быстро освежит мозг – и вы будете готовы с новыми силами взяться за работу.

Как победить хаос

Одна из основных причин утечки дра­го­цен­но­го времени – присутствие вокруг нас толщи ин­фор­ма­ци­он­но­го мусора, сквозь который приходится продираться к дей­стви­тель­но важной информации. Научитесь ор­га­ни­зо­вы­вать оперативный доступ к нужным сведениям и не за­гро­мож­дай­те голову массой ненужных

Когда у вас скопится слишком много непро­смот­рен­ных документов, непро­чи­тан­ных писем и так далее, примените метод “огра­ни­чен­но­го хаоса”

Научитесь ор­га­ни­зо­вы­вать оперативный доступ к нужным сведениям и не за­гро­мож­дай­те голову массой ненужных. Когда у вас скопится слишком много непро­смот­рен­ных документов, непро­чи­тан­ных писем и так далее, примените метод “огра­ни­чен­но­го хаоса”.

Он заключается в том, что все входящие материалы помещаются в общий “накопитель” (папку, корзину, электронную папку). Затем про­из­во­дит­ся сортировка: мы выделяем из массы бумаг основной тип материалов (или же тот, который легче всего вычленить) и заводим для него отдельную папку (например “Договоры”, “Финансовые отчеты”).

Затем выделяем следующий массив до­ку­мен­та­ции – и так до тех пор, пока завал не будет разобран. Метод движения от хаоса к порядку гораздо лучше из­на­чаль­но­го следования опре­де­лен­ным принципам сортировки документов, которое в итоге чаще всего приводит к дуб­ли­ро­ва­нию папок и еще большему хаосу.

Мотивация: как справляться с неприятными задачами

Чтобы быстрее выполнить сложные и неприятные задачи, научитесь настраиваться на них, используя «якоря», материальные привязки — музыку, цвета, ритуалы. Но не используйте «якорь», связанный с работой, на отдыхе.

Применяйте «метод швейцарского сыра» — выполняйте задачу не в логическом порядке, а в произвольном. Через некоторое время в «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем просто.

Разбейте задачу на несколько частей и поощряйте себя, закончив одну часть. Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку» — выполняйте простую, но неприятную задачу. Обычно такие задачи накапливаются и становятся проблемой. Если же решать одну из них каждое утро, то они быстро закончатся и обеспечат хорошее настроение на весь день.

Дробите «слонов» (крупные задачи) на «бифштексы» (части). Если задача огромна и невыполнима, разделите её на выполнимые части. Измеряйте затраты времени на выполнение «слоновых» задач. Фиксация количественного показателя подталкивает человека к действиям.

«Сожгите корабли» — создайте ситуацию, когда отказаться от какого-либо задания невозможно. Такие ситуации позволяют людям некоторых типов работать более эффективно.

Заведите таблицу ежедневных дел и отмечайте в ней выполненные задачи. Слишком большое количество пропусков по какому-либо пункту подаст вам тревожный сигнал и заставит сделать необходимое.

Сделайте календарик-пинарик. В верхней строке напишите цифрами прожитые годы, в нижней — будущие, а в строках таблицы — дни месяцев. Каждое утро, приступая к работе, зачёркивайте половину наступившего дня. Вечером — вторую половину. Это поможет вам почувствовать ход времени.

Информация: как управлять творческим хаосом

Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать её под контролем.

Читайте не менее одной серьёзной деловой или художественной книги в неделю. Скорочтение оставьте специалистам, имеющим дело с большими объёмами информации. Читайте меньше, да лучше.

Реклама:

Чаще возвращайтесь к ключевой информации — выписывайте номера страниц, мысли, делайте ксерокопии, рисуйте схемы.

Применяйте знания на практике, и только после этого начинайте читать следующую книгу.

В процессе чтения расставляйте приоритеты — лучше вдумчиво прочитать несколько ключевых глав, чем поверхностно пробежать всю книгу.

Отфильтруйте информа­ционный мусор, получаемый из СМИ — старайтесь получать только нужную вам информацию. Записывайте передачи и смотрите их в удобное время и без рекламы, меньше времени проводите перед телевизором или в интернете.

Используйте электронную почту, которая не требует он-лайн присутствия. Вы можете написать, а адресат прочитать письмо в удобное время.

Освойте метод слепой десятипальцевой печати — вы начнёте писать быстро и сэкономите много времени.

Отключите оповещение о новой почте, которое отвлекает от текущих дел. Проверяйте почту 3−4 раза в день. Договоритесь с коллегами о чётком времени проверки

Настройте автоматическую сортировку электронной почты и уделяйте ей внимание в порядке приоритетности

Используйте папки электронной почты как инструмент контроля «День — Неделя». Распределяйте письма по тематическим папкам и оставляйте во «Входящих» не более 15−20 самых важных посланий.

Реклама:

«Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса:

  1. Создайте «место хаоса» — входящий накопитель, куда складываются все документы.
  2. Очистите «место хаоса», выбрав самые легкоопре­деляемые типы документов, и рядом с местом хаоса начнёт формироваться «место порядка».

Заведите картотеку мыслей. Накопленные мысли могут сочетаться друг с другом и рождать новые. По мере развития каких-либо идей, выделяйте их в отдельные направления.

Организуйте информа­ционное пространство в соответствии со структурой внимания человека. Сознание может работать только с одним объектом, предсознание — с 5−9, подсознание — с бесконечным количеством

Если вы приблизили что-то к центру своего внимание, обязательно отдалите что-нибудь от него. Это позволит оптимально расходовать ваше внимание

Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

Научитесь отсеивать лишние дела и выделять ключевые задачи. Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа», чтобы очистить жизнь от ненужных дел. Приучайте окружающих к твёрдому «нет» без объяснения причин.

Используйте «здоровый пофигизм» и откладывайте лишние дела на как можно более длительный срок. Часто до их выполнения дело просто не доходит.

«Покупайте» время, нанимая профессионалов. При этом можно не нанимать постоянных помощников, а ограничиться разовыми услугами.

Давая задания подчинённым, не вменяйте им в обязанность напоминать вам о них. Самосто­ятельно создавайте обзор задач и контролируйте их выполнение.

Поглотители: как найти резервы времени

Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать резервы времени. Проведите учёт вашего времени в течение 2−3 недель, чтобы понять, на что вы его расходуете. Примерно раз в час фиксируйте все дела с точностью до 5−10 минут. Мелкие перерывы отмечайте галочками на полях.

Реклама:

Сформируйте 2−3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике. Как только вы начнёте наглядно фиксировать количественный показатель, он станет изменяться в лучшую сторону.

Периодически проводите повторный хронометраж, чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.

Типичный резерв — время в пути. Наполняйте транспортное и команди­ровочное время полезными для вас делами.

Имейте план на случай технических форс-мажоров. Сломался компьютер — сделайте то, на что не хватало времени. И обязательно делайте резервные копии важных данных.

Проводите совещания более эффективно:

  • определите формат совещания и не смешивайте разные форматы в рамках одного совещания;
  • определите круг участников, лидера, направляющего ход дискуссии и принимающего решения, и секретаря, составляющего протокол;
  • составьте список вопросов для обсуждения;
  • определите длительность совещания и назначьте ответственного за время;
  • организуйте обстановку, оборудование и рассылку информа­ционных материалов;
  • все вопросы, обсуждаемые на совещании, представьте в виде схем;
  • зафиксируйте и разошлите принятые решения, чтобы вернуться к ним на следующем совещании.

Помните, что система управления временем требует постоянного совершен­ствования.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий