«google таблицы»: гайд для простых людей

Преимущества

Прежде чем разобраться окончательно, как создавать «Гугл. Таблицы», нужно понять, почему именно этот сервис предпочитают сейчас многие пользователи. Во-первых, приложение не требует дополнительных установок и загрузок, оно абсолютно бесплатное, и все, что нужно сделать пользователю — это зайти в свой аккаунт Google и приступить к работе.

Во-вторых, поскольку работа осуществляется через интернет, возможно настроить доступ для других пользователей к документу. Это помогает сразу нескольким людям вносить свои правки в проект. Часто именно с презентацией могут работать сразу несколько пользователей, внося изменения и советуясь по ходу работы.

В-третьих, созданные файлы всегда находятся на сервере, а значит, доступ к ним открыт с любого ПК. Так, будучи дома или на работе, вы можете легко достать нужный документ из облака и продолжить с ним работу.

Интеграция с Google Drive

Для хранения таблиц Google Sheets предоставляется 15 Гб места . На том как крут этот сервис мы останавливаться не будем, а просто расскажем о беcценной фиче под названием ОФФЛАЙН РЕЖИМ. Он доступен для текстовых документов, таблиц и презентаций.

О том как включить его в мобильных приложениях, а также десктопной версии браузера Chrome можно подробно ознакомиться здесь.

Стоит также уточнить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, при открытии которых запускается браузер.

Рабочее пространство в Google Таблицы

Помимо панели инструментов и разлинованного листа, перед вашим взором располагаются еще несколько интересных областей на экране. Первая, о которой я хочу сказать – это так называемая «шапка». Помимо легко изменяемого названия (достаточно просто на него тапнуть), здесь располагаются вполне стандартные для офисного софта разделы. И как бонус – тайминг последнего изменения, нажав на который, вы попадете в историю выбранной таблицы. Очень полезная функция, если вы хотите что-либо перепроверить либо исправить.

Про горизонтальную и вертикальную нумерацию говорить много не буду. Главное помните о том, что в Google Таблице можно нажимать на все, а у каждой клавиши есть своя специальная функция. Например, выбрав один из столбцов (достаточно нажать на его заглавную ячейку), вы откроете следующий ассортимент действий:

Аналогичный пул действий будет доступен, если вы нажмете на одну из пронумерованных ячеек в левой части экрана. Они отвечаю за строки, что вполне логично. Без внимания у нас осталась еще одна зона рабочего поля Google Таблицы, она располагается в самом низу.

Это листы – все просто и во многом похоже на Excel или Numbers. Аналогичным образом, как со столбцами и строками, вы можете открыть дополнительную панель инструментов простым нажатием на заглавную ячейку.

Как начать работу с Google-таблицами?

Начать работать с гугл-таблицей очень просто, но и здесь есть несколько вариантов. Первый, он самый простой и распространенный, – через облачное хранилище Google Drive. Думаю, нет смысла вдаваться в подробности и освещать всю историю этого сервиса, ведь вы и так всё знаете об этом диске и его функционале. Вернемся к таблицам. Как сделать новую гугл таблицу в облаке? Для этого вам нужно выполнить всего два действия:

  1. нажать большой и яркий «+» в левом верхнем углу вашего экрана;
  1. курсором выбрать «Таблицы» из перечня возможных действий.

Но что делать тем, кто уже начал работать в Microsoft Excel (или Numbers, если речь идет о компьютере родом из Купертино). Все данные уже собраны, формулы проставлены, информация отфильтрована, а ваш руководитель только-только соизволил сообщить, что ему также необходим доступ к этой таблице. Ситуация печальная, но весьма реалистичная и ничуть не смертельная. Выход есть – нужно все ваши наработки из Excel загрузить в Google Sheets и отправить незадачливому боссу ссылку на новенькую онлайн-таблицу.

И вообще, взаимная файловая поддержка Microsoft Excel и Google Sheets делает работу с обоими сервисами очень удобной и комфортной. Респект создателям!

Подписывайтесь на наши новости

Одно письмо в неделю с самыми актуальными статьями + обзор digital-профессий!

*Нажимая «Подписаться» вы даете согласие на обработку персональных данных.

Форматы и форматирования в Google Таблицах

Буду краток, форматы данных доступны самые разные:

  • текст или числа;
  • дата и время;
  • проценты;
  • финансы и валюты.

Есть и другие форматы, но все они образованы от тех, что я перечислил выше.

За подобные изменения отвечает специальный раздел, который расположен в «шапке» вашей Google Таблицы.

Перейдем к условному форматированию. Буквально пары кликов будет достаточно для того, чтобы изменить внешний вид вашей онлайн-таблицы. Изменить шрифт, его размер, задать курсив, цвет или выравнивание текста, ячеек, столбцов и строк можно на панели инструментов.

Автоматическое форматирование ячеек также можно задать в Google Таблицах. Вы можете, например, выделить столбец, в котором расположены даты и установить правило, что все четные дни – красные, а нечетные – синие. Система автоматически будет окрашивать каждую вновь добавленную ячейку.

Смартфоны и планшеты

Как и большинство продуктов поискового Гиганта, в мобильном сегменте Таблицы представлены в виде отдельного приложения. Установить его и использовать можно как на Android, так и на iOS.

Android

На некоторых смартфонах и планшетах, работающих под управлением «Зеленого робота», Таблицы уже предустановлены, но в большинстве случаев за ними потребуется обратиться к Гугл Плей Маркету.

iOS

Google Таблицы не входят в список предустановленных на iPhone и iPad приложений, но при желании этот недостаток можно легко исправить. Сделав это, мы с вами сможем перейти к непосредственному открытию файлов и предоставлению доступа к ним.

  1. Установите приложение, воспользовавшись представленной выше ссылкой на его страницу в Магазине Эппл, а затем осуществите запуск.

Ознакомьтесь с функциональными возможностями Таблиц, пролистав приветственные экраны, после чего тапните по надписи «Войти».

Разрешите приложению использовать данные для входа, нажав «Далее», а затем введите логин и пароль от своей учетной записи Google и снова переходите «Далее».

Последующие действия, как создание и/или открытие электронной таблицы, так и предоставление к ней доступа для других пользователей, осуществляются точно так же, как и в среде ОС Android (пункты 3-4 предыдущей части статьи).

Различие заключается лишь в ориентации кнопки вызова меню – в iOS три точки расположены горизонтально, а не вертикально.


Несмотря на то что с Таблицами от Гугл куда более удобно работать в вебе, многие пользователи, в том числе и новички, коим в первую очередь данный материал посвящен, все же предпочитают взаимодействовать с ними именно на мобильных устройствах.

Функции приложения

  • Создание новых таблиц, редактирование уже существующих, созданных через веб-интерфейс на Андроид-устройстве.
  • Взаимодействие с коллегами в одном файле.
  • Редактирование документов без подключения к интернету (офлайн-режим); крайне удобная функция, которая позволяет иметь постоянный доступ к своим документам.
  • Форматирование ячеек, использование формул, вставка диаграмм и огромное множество других функций для работы.
  • Автоматическое сохранение прогресса. Можно не бояться потерять результат, ведь сохранение действий происходит автоматически.
  • Совместимость с Microsoft Excel, то есть можно взаимодействовать с файлами из Microsoft Excel, они также подвергаются редактированию. Очень удобная функция, которая открывает массу новых возможностей для работы.
  • Наличие русского языка. Является важным пунктом, так как удобство сильно зависит от этого.

Документы

Главное преимущество сервиса «Документы Google» — бесплатное пользование. Он был разработан компанией «Гугл» и изначально состоял из двух независимых сервисов — Writely и Google Spreadsheets. Позже функциональность стали расширять, преобразовывая приложение в аналог популярного пакета от Microsoft. Уже с 2012 года появилась и версия для мобильных устройств.

Как уже говорилось ранее, чтобы создавать в «Гугл Докс» таблицы, дополнительно загружать на ПК ничего не надо. В вашем распоряжении должен быть веб-обозреватель и интернет. Это вызвано тем, что программное обеспечение веб-ориентировано.

Все созданные файлы сохраняются в облаке, в специально отведенном месте на сервере компании. Их можно преобразовать в файлы, преобразуя в нужный формат.

Основы

Если ты новичок в этом бойцовском клубе, то держи несколько правил работы, с которых стоит начать, а уже потом научимся подставлять значение из списка и использовать query вместо ВПР. Если ты играешь уже на уровне «Ветеран», то свапай или скроль дальше.

Создание и открытие файла

Создавать новые и открывать созданные ранее таблицы можно на главной странице сервиса и через «Google Диск». По умолчанию, созданные через сервис Google Sheets файлы, сохраняются в корне Диска

Как сохранять прогресс?

Вся ваша работа, все изменения будут сохраняться автоматически. Об этом вас уведомит информационное сообщение справа от меню. Для этого, естественно, нужен доступ в интернет.

Совместимость с Excel

Если у тебя на работе только допотопный Excel, а на домашнем ноуте прогрессивный Google Sheets, то не переживай — совместимость (в т.ч. обратная) есть. Можно загрузить .xls-файл на Google Диск и просто открыть его в Google таблицах. Для этого в Google Диске нажмите «Создать» и «Загрузить файлы» После загрузки xls-файла откройте его и выберите «Открыть с помощью Google Таблицы»

И наоборот, чтобы Гугл таблицу сохранить так, чтобы потом работать с ней в Excel, в меню «Файл» — «Скачать» выберите файл xlsx или csv

Можно откатиться на более раннюю версию

Если вам нужно вернуть более старую версию таблицы, то это можно сделать — в Гугл таблицах хранится вся история изменений. Чтобы посмотреть эти версии, кликните на «Все изменения сохранены на Goolge Диске» справа от основного меню

Откроется окно, где вы можете не только выбрать версию, но и увидеть её предварительный просмотр.

Шаблоны для аналитики

Схема трафика сайта

Если нужно анализировать веб-трафик с помощью Google Analytics, то этот шаблон поможет собрать все данные в один отчет и сэкономить время. Лучше использовать его вместе с расширением Supermetrics Google Sheets — так вы сможете отследить больше данных.

Отчет о платном трафике

Шаблон автоматически собирает данные о платных источниках из Google Analytics и показывает всю важную информацию на графике, включая процент целевой конверсии, общее количество трафика и показатель отказа. Шаблон можно настроить так, чтобы он сравнивал данные за разные временные промежутки, от разных каналов или сегментов. Лучшее средства для анализа эффективности платного трафика.

Обновление:

Теперь мы рекомендуем использовать этот инструмент для вашей ошибки. Кроме того, этот инструмент исправляет распространенные компьютерные ошибки, защищает вас от потери файлов, вредоносных программ, сбоев оборудования и оптимизирует ваш компьютер для максимальной производительности. Вы можете быстро исправить проблемы с вашим ПК и предотвратить появление других программ с этим программным обеспечением:

  • Шаг 1: (Windows 10, 8, 7, XP, Vista — Microsoft Gold Certified).
  • Шаг 2: Нажмите «Начать сканирование”, Чтобы найти проблемы реестра Windows, которые могут вызывать проблемы с ПК.
  • Шаг 3: Нажмите «Починить все», Чтобы исправить все проблемы.

Использование приложения Google Диск для ПК

Google сделал Google Диск доступным на рабочем столе Windows 10 для легкого доступа, управления и совместного использования всех ваших элементов, хранящихся на Google Диске. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы узнать, как установить Google Диск на рабочий стол с Windows 10.

  • Перейдите на сайт загрузки Google Диска и выберите Загрузить для ПК.
  • Откроется окно с просьбой соблюдать Условия использования Google. Прочтите условия, затем выберите «Принять и установить».
  • Google Диск загружается в виде файла с именем googledrivesync.exe. В зависимости от вашего браузера загружаемый файл может отображаться в разных местах. Подождите, пока Google Диск полностью загрузится, затем выберите googledrivesync.exe.
  • Появится окно с вопросом, хотите ли вы запустить файл. Выберите «Выполнить».
  • Контроль учетных записей пользователей спросит вас, хотите ли вы разрешить Google Диску вносить изменения на вашем компьютере. Выберите «Да». Начнется установка Google Диска.
  • Откроется окно приветствия Google Диска. Выберите Пуск>.

Шаблоны для финансов

Счет

В зависимости от того, на каком этапе роста находится ваш стартап и какие услуги вы оказываете, вы наверняка выставляете счета. Благодаря этому шаблону счет получается очень простым: в нем есть место для всей необходимой информации и он выглядит более профессионально, чем обычная таблица. Шаблон можно настроить под себя и выбрать тему, которая будет хорошо сочетаться с вашим брендом.

Годовой бюджет компании

На самом деле этот шаблон не такой сложный, каким может показаться. Внизу есть вкладки: Настройка, Доходы, Расходы, Сводка. В каждой из них есть несколько подкатегорий. Например, в «Расходах» есть все — от налогов и страховки до командировок и привлечения клиентов.

В последней вкладке «Сводка» автоматически рассчитывается остаток на конец каждого месяца. Этот шаблон отлично подойдет, если у вас плавающий бюджет, для которого нужна тонкая настройка.

Финансовый отчет

Шаблон финансового отчета — универсальное средство для отслеживания всех транзакций, прибыли и расходов. Во вкладке «Прибыль и убытки» автоматически подсчитывается прибыль, убытки и расходы на год. В ней же отображается процент темпа роста. Шаблон значительно облегчит вам работу и снизит шансы на ошибку.

Создать ярлык для Google Chrome

Хром имеет умную функцию «Добавить на рабочий стол», которая позволяет легко создавать ярлыки на рабочем столе с любой веб-страницы. А поскольку веб-приложения «Документы, таблицы и слайды» по сути являются страницами в браузере, вы можете легко создавать из них ярлыки.

Обновление:

Теперь мы рекомендуем использовать этот инструмент для вашей ошибки. Кроме того, этот инструмент исправляет распространенные компьютерные ошибки, защищает вас от потери файлов, вредоносных программ, сбоев оборудования и оптимизирует ваш компьютер для максимальной производительности. Вы можете быстро исправить проблемы с вашим ПК и предотвратить появление других программ с этим программным обеспечением:

  • Шаг 1: (Windows 10, 8, 7, XP, Vista — Microsoft Gold Certified).
  • Шаг 2: Нажмите «Начать сканирование”, Чтобы найти проблемы реестра Windows, которые могут вызывать проблемы с ПК.
  • Шаг 3: Нажмите «Починить все», Чтобы исправить все проблемы.

  • Запустите любое веб-приложение Google по вашему выбору, затем откройте меню Chrome.
  • Затем просто укажите «Дополнительные инструменты» и нажмите «Добавить на рабочий стол».
  • Теперь вы должны увидеть всплывающее окно с просьбой назвать ярлык — просто сделайте это.
  • Нажмите «Добавить», и вы должны сразу увидеть ярлык на рабочем столе.
  • Чтобы создать ярлыки для определенного документа, листа или файла слайда, просто откройте его в браузере и выполните ту же процедуру.

Использование приложения Google Диск для ПК

Google сделал Google Диск доступным на рабочем столе Windows 10 для легкого доступа, управления и совместного использования всех ваших элементов, хранящихся на Google Диске. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы узнать, как установить Google Диск на рабочий стол с Windows 10.

  • Перейдите на сайт загрузки Google Диска и выберите Загрузить для ПК.
  • Откроется окно с просьбой соблюдать Условия использования Google. Прочтите условия, затем выберите «Принять и установить».
  • Google Диск загружается в виде файла с именем googledrivesync.exe. В зависимости от вашего браузера загружаемый файл может отображаться в разных местах. Подождите, пока Google Диск полностью загрузится, затем выберите googledrivesync.exe.
  • Появится окно с вопросом, хотите ли вы запустить файл. Выберите «Выполнить».
  • Контроль учетных записей пользователей спросит вас, хотите ли вы разрешить Google Диску вносить изменения на вашем компьютере. Выберите «Да». Начнется установка Google Диска.
  • Откроется окно приветствия Google Диска. Выберите Пуск>.

Не можете открыть таблицу?

Могут быть некоторые вещи, которые мешают вам открыть ярлык электронной таблицы. Во-первых, вы должны быть подключены к Интернету, прежде чем сможете сделать свою электронную таблицу доступной в автономном режиме.

Также убедитесь, что у вас установлен Google Chrome. Если вы случайно удалите ссылку, ваша таблица не откроется.

Вы также можете попробовать установить расширение Chrome для Google Docs Offline, чтобы упростить весь процесс.

Наконец, возможно, вы вышли из своей учетной записи Google. Если вы не сделали его доступным в автономном режиме, вы не сможете его открыть.

Если вы не думаете, что это одна из перечисленных выше проблем, вы можете обратиться в службу поддержки Google и дождаться их ответа.

Бонусные функции Google Таблиц. Какая же умная машина…

Очень веское преимущество Google Sheets, как и любого другого облачного сервиса от этого IT-гиганта – это взаимная интеграция с другими ресурсами. Например, взять Google Формы и что мы имеем?

Одна клавиша «Создать форму» дает вам возможность свободно интегрировать этот сервис в вашу Google Таблицу. Следовательно, создав опросник, например, на тему рациона питания или умения планировать бюджет, вы сможете с легкостью проанализировать полученные результаты. Все они отобразятся в онлайн-таблице. А там и до интеграции Google Аналитики и создания автоматизированной онлайн-отчетности рукой подать. Ууух!

А знаете, как можно развить свои навыки работы с Google Таблицами и довести их до совершенства? На современных онлайн-курсах! Мы тут подборку курсов по гугл таблицам подготовили – обязательно ознакомьтесь. Не переставайте учиться и читайте наши статьи! А еще обязательно оставляйте комментарии и хотя бы иногда заглядывайте к нам в Telegram

Гугл-таблицы — как работать в системе

Для начала работы в данной системе пользователь должен создать новую таблицу. После этого он может приступать к непосредственно внесению в нее необходимой информации, а именно текстов, чисел, формул, функций и так далее.

Для того, чтобы ввести определенную информацию в таблицу, пользователю потребуется просто нажать на нужную ячейку, а после начать печатать текст. Помимо этого, пользователь также может ввести определенную информацию в строку для формул.

Числа в Гугл Таблицах выравниваются справа, а текст слева, однако, пользователь при желании может это изменить благодаря специальному инструменту. Для этого потребуется выделить ячейку, в которой нужно изменить выравнивание, а после нажать на значок полосок в верхней панели.

Помимо этого, пользователь может добавлять в свою таблицу к определенным ячейкам различные комментарии и примечания. Добавить комментарий можно следующим образом:

  1. В первом способе потребуется нажать на необходимую ячейку, используя правую кнопку мышки, после чего должно появиться меню, в котором пользователь должен нажать на кнопку «Вставить примечание»;
  2. Во втором способе потребуется просто нажать на сочетание кнопок на клавиатуре «Shift + F2», также выбрав необходимую ячейку;
  3. В третьем способе необходимо найти на верхней панели пункт «Вставка», нажать на него и выбрать строку «Примечание».

Для того, чтобы добавить комментарий также потребуется сперва выбрать необходимую ячейку в таблице. После это можно сделать одним из следующих способов:

  1. Кликнув на необходимую ячейку, используя правую кнопку мыши, а после появления специального меню выбрать строку «Вставить комментарий»;
  2. На верхней панели нажав строку с надписью «Вставка», а после выбрав раздел «Комментарий»;
  3. Зажав сочетание кнопок на клавиатуре – «Ctrl + Alt + M».

Необходимо отметить, что ячейки в таблице, которые пользователь дополнил примечанием или комментарием, обладают специальным флажком.

3. Возможности

3.1 Совместный доступ

Google Таблицы позволяют работать над документом нескольким пользователям одновременно, что является отличной возможностью для совместной деятельности.Чтобы начать, необходимо открыть доступ к файлу в Настройках доступа.

––––– РЕКЛАМА –––––

Вам предложат выбор возможности доступа, а именно: права редактировать, комментировать или только просматривать. После необходимо определиться, каким образом ваш коллега получит ссылку: на электронную почту (нужно ввести адрес эл.почты получателя), или же вы можете скопировать ссылку документа и отправить ее любым доступным образом.

3.2 Чат, комментарии и ответы

Данные способы связи созданы для удобства совместной работы, общения и исправления сотрудников, высказывания своего мнения, предложения решений. Имея такие возможности, вам не придется использовать сторонние сервисы для контакта с коллегой.

3.3 Предложение и история изменений

Функции вас заинтересуют, если работой над документом занимается несколько 
человек. Предложение
изменений поможет внести корректировку файла, без изменения оригинального содержания. Предложения могут вступить в силу после одобрения владельца документа. История изменений поможет владельцу файла просмотреть хронологию корректировки документа (автора и время изменения). Также имеется возможность отката документа до определенной поправки.

3.5 Оффлайн-режим

Фишкой данного онлайн-сервиса является парадоксальная функция оффлайн-режима. Чтобы включить его, необходимо проделать простую инструкцию:

  1. Иметь подключение к интернету и использовать только Браузер Chrome
  2. Установить и включить расширение Google Документы оффлайн
  3. Использовать единый Google аккаунт
  4. Открыть страницу drive.google.com
  5. Установить флажок во вкладке Оффлайн-доступ
  6.  Готово!

3.6 Сохранение, скачивание, печать

Удобством и гениальным решением разработчиков онлайн-редактора является автоматическое сохранение. Потерять информацию документа теперь не получится. Что бы не случилось с вашим устройством, все данные сохраняются в облаке и вы всегда можете продолжить начатое дело.Скачать файл из сервиса можно в форматах: XLS, XLSX, CSV, ODS, что отлично подойдет для десктопных версий Exсel.Печать производится на доступном устройству принтере. Также имеются настройки печати, которые позволят вам выбрать формат листа и параметры страницы.

Использование готовых шаблонов

Шаблон — это предварительно структурированная разметка, которую вы можете использовать, чтобы быстро создавать новые документы. Обычно он содержит форматирование и стиль, поэтому вы можете сэкономить много времени при создании нового проекта. Большинство шаблонов созданы специально, чтобы помочь вам работать с отдельными типами компонентов. Например, вы можете использовать такую возможность, чтобы быстро создать резюме или информационный бюллетень.

Большое количество шаблонов вы можете найти в библиотеке Гугл под названием Google Drive Template Gallery. Она находится по адресу drive.google.com/templates. Для того чтобы воспользоваться шаблоном, сделайте следующее.

  1. Зайдите по вышеуказанному адресу.
  2. Вы увидите шаблоны, разбитые по категориям.
  3. Выберите тот, что вам подходит или который вы хотите рассмотреть поближе. Нажмите на него.
  4. Будет создан новый компонент, содержащий этот шаблон. Вы можете сразу начать с ним работать, заполняя его собственной информацией с сохранением форматирования, установленного для этого файла.
  5. Не забудьте изменить название элемента на собственное.

Недостатки.

  • Работает немного медленнее, особенно при невысокой скорости интернет-соединения.
  • Сохранность документов зависит от сохранности вашего аккаунта в Google, потеряете аккаунт – можете потерять и документы.
  • Количество функций несколько меньше по сравнению с традиционным Excel, но для большинства пользователей их вполне достаточно.

О функциях и возможностях.

Список функций таблиц Google

В MS Excel функций на 100 больше. А теперь посмотрите, как этот кажущийся недостаток превращается в преимущество. Если вы не смогли найти знакомую и нужную для себя функцию, по это еще не повод отказываться от Google Sheet. Вы можете сами для себя создать нужную функцию, используя редактор скриптов (о нем мы поговорим чуть позже).

как вызвать редактор скриптов

Огромные возможности также дает использование языка программирования Google Apps Script (расширенная версия Java Script для работы с сервисами Google). Для каждой таблицы можно написать отдельный сценарий (скрипт). Эти сценарии могут управлять данными в таблице, объединять разные таблицы, читать файлы, и многое-многое другое. Запускаются эти сценарии по определенным событиям, которые вы можете сами настроить (по времени, при открытии таблицы, при изменении ячейки) или просто по нажатию кнопки. Google Apps Script может связать Гугл таблицы со следующими приложениями:

  • Google Docs;
  • Gmail;
  • Google Translate;
  • Google Forms;
  • Google Sites;
  • Google Calendar;
  • Google Contacts;
  • Google Groups;
  • Google Maps.

Если вам не хватает каких-то возможностей в Google таблицах, то можно попробовать найти что-нужное среди дополнений. Страница с доступными аддонами открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения. Я рекомендовал бы присмотреться к следующим дополнениям:

  • Power Tools;
  • Remove duplicates;
  • Advanced Find And Replace;
  • Translate My Sheet;
  • Styles;
  • Merge Values.

Если же мы вас не сумели убедить, то напишите нам: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google таблицах?

Советы по эффективной работе с Google таблицами:

Преимущества.

  • Google таблицы – это бесплатный сервис. Работайте с ним прямо в браузере – никакого специального программного обеспечения не требуется. Эффективно анализировать данные вам помогут графики, фильтры и сводные таблицы.
  • Информация хранится в облаке – если сломается компьютер, то информация останется целой. В Excel информация привязана к одному компьютеру.
  • Обмениваться файлами очень просто – нужно просто отправить ссылку на документ.
  • Информация таблиц Google доступна вам не только из дома или офиса, но и из любого места, где есть интернет. А на мобильных устройствах можно работать с таблицами и без доступа в Интернет.
  • Отлично подходит для коллективной работы – над одним файлом одновременно могут работать несколько человек. Вы сами решаете, кто может редактировать таблицы, а кто – только просматривать их или оставлять комментарии. Разрешения настраиваются для отдельных пользователей и целых групп. Работайте одновременно с коллегами: все внесенные изменения сразу же появятся в таблице. Вам больше не придется отправлять друг другу исправленные версии файлов по электронной почте.
  • Очень удобная история изменений – если вы сделали ошибку, а обнаружили её через длительное время, то нажимать Ctrl-Z тысячу раз вам не понадобится, все происходит намного проще. Историю изменений таблицы вы можете посмотреть с момента её создания и там увидеть, кто вносил в нее исправления и что именно изменялось. И если по каким-то причинам часть данных из таблицы исчезла, то её можно легко восстановить из истории.
  • С таблицей можно работать через браузер компьютера, планшета или телефона, и при этом то, какая у вас операционная система, не имеет никакого значения. Для мобильных устройств можно использовать специальные мобильные приложения.
  • Если вы хорошо знаете MS Excel, то работать с Гугл таблицами для вас не составит труда, так как используемые функции очень похожи.

Файл создан, а что дальше?

Сперва окинем взглядом панель инструментов Google Таблицы. Ничего сверхъестественного мы там при всем желании не найдем. Но именно это и позволяет новым пользователям в кратчайшие сроки адаптироваться к онлайн-таблицам от Google. Интерфейс выглядит даже проще, чем в Microsoft Office. Хотя у некоторых пользователей, привыкание может отнять немного времени.

Сравнивать иконки и сопоставлять наименования мы с вами не будем, не в детском садике все-таки. Но основные инструменты Google Таблицы перечислить необходимо. Слева-направо, как они расположены в панели, так я их и оставил:

  • отменить/повторить последнее действие;
  • отправка в печать;
  • копировать форматирование;
  • масштаб;
  • денежный и процентный форматы;
  • изменение количества знаков после запятой;
  • другие форматы;
  • шрифт и его размер;
  • стандартные текстовые инструменты;
  • заливка ячеек, их границы, объединение;
  • различные вариации выравнивания текста;
  • вставка ссылки, комментария, диаграммы и пр.;
  • фильтрация и функции.

Ничего сложного, все понятно интуитивно. Поехали дальше!

Листы таблицы Google

Таблица может содержать один или несколько листов. Если вы обрабатываете матрицы, то листы могут служить дополнительным измерением.

По умолчанию в табличном документе всегда присутствует один лист. Чтобы добавить новый, нажмите «+» в нижней панели. Вкладки под таблицей служат для переключения между листами.

Чтобы изменить название листа, два раза щелкните по его вкладке и укажите новое имя.

Измените цвет закладки, чтобы выделить ее среди прочих.

Располагайте листы в нужном порядке. Зажмите левую кнопку мыши на вкладке и перетащите ее в новое положение.

Если для расчетов вам понадобился вспомогательный лист со служебными данными, например с коэффициентами, его можно скрыть. Для этого справа на вкладке нажмите стрелку и в меню щелкните по пункту «Скрыть». Для показа скрытых листов, перейдите в главное меню, воспользуйтесь разделом «Вид». Затем нажмите «Скрытые листы» и укажите что надо показать.

Скрытие листов не предназначено для защиты данных
. Любой пользователь сможет увидеть получить доступ к невидимым листам.

Чтобы удалить лист, перейдите в меню на вкладке и щелкните «Удалить». Если удаление произошло по ошибке, нажмите кнопку «Отменить» в панели инструментов.

Для создания копии листа служит команда «Создать копию». Действие «Скопировать в…» предназначено для копирования текущего листа в другую таблицу.

Пункт «Защитить лист…» позволяет указать, кто из пользователей, у которых есть доступ к документу может изменять таблицу.

Как создать Google таблицу?

Создать таблицу можно несколькими способами.

  1. Основной способ
    . Зайдите на Google Диск, нажмите кнопку «Создать» и выберите «Таблица». Будет создан новый документ.
  2. Альтернативный вариант. Откройте таблицу. Воспользуйтесь командой «Файл – Создать по шаблону». В галерее шаблонов укажите нужный. Это может быть расписание, отчет, план и др. К сожалению, все они на английском языке.
  3. Если у вас есть документ в формате Excel (XLS, XLSX), CSV, TSV, TXT, TSB и его размер не превышает 1 Мб
    , можете загрузить его в свое хранилище и преобразовать в Google Таблицу. Для этого в меню «Файл» выберите пункт «Импорт…». Система спросит вас о том, как вы хотите создать таблицу из файла:
    — Создать новый документ.
    — Заменить текущую таблицу.
    — Вставить в текущую таблицу листы.
    — Добавить новые строки в текущий лист.Если импортируемый файл защищен паролем, то создать из него
    Google Таблицу не получится.

Выберите способ, который больше вам подходит. Попробуйте использовать шаблоны.

Итог

Это приложение на Андроид очень полезное и нужное. Удобный интерфейс, огромное количество функций, функционирование без подключения к интернету, работа в группе; все это можно найти только в Google Таблицы. Конечно, тут не очень удобно будет работать на постоянной основе, но, для того чтобы создать небольшой проект или что-то экстренно исправить, или дописать, оно подходит идеально, а если в нем разобраться, то можно использовать его постоянно.

Сервис Google Drive предоставляет пользователям возможность доступа к ряду полезных инструментов, которые позволяют создавать и редактировать разнообразные элементы, включая документы, таблицы и презентации.

Благодаря функционалу сервиса Google Drive можно создавать и редактировать таблицы.

Существует пять типов файлов, которые можно создать с помощью этого сервиса:

  • Документы. Для создания писем , листовок, отчётов и других текстовых компонентов (то же, что и документы Microsoft Word).
  • Таблицы. Для хранения и организации информации (то же, что и документы Microsoft Excel).
  • Презентации. Для создания слайд-шоу (как в презентациях Microsoft PowerPoint).
  • Формы. Для сбора и организации данных.
  • Чертежи. Для создания простой векторной графики или схем.

Процесс создания новых файлов является одинаковым для всех представленных типов. Давайте выясним, как это делается.

Работа в Google Drive осуществляется через ваш собственный , поэтому он должен быть у вас в наличии. Зайдя в свою учётную запись, откройте этот сервис (для этого нужно набрать drive.google.com в адресной строке своего браузера) и нажмите на кнопку New (Новый). Это синяя кнопка в верхнем левом углу окна. После этого выберите тип элемента, который вы хотите создать.

В случае если вам требуется создать таблицу, выберите пункт Google Sheets (Таблицы Гугл).

В новой вкладке вашего браузера появится новый компонент. Найдите надпись Untitled spreadsheet (Безымянная таблица) в верхнем левом углу окна. Нажмите на эту надпись, чтобы сменить имя вновь созданного элемента. Введите новое имя и нажмите Enter, чтобы подтвердить изменения.

Теперь таблица находится в вашем аккаунте Гугл и вы можете получить к ней доступ в любой момент. Чтобы открыть документ, достаточно зайти в основной раздел сервиса и сделать двойной щелчок мышью на нужном компоненте. Вот и всё, документ создан и вы можете работать с ним, добавляя необходимые данные в ячейки таблицы.

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл таблицу (Google Excel) с общим доступов. Благодаря схожести интерфейса с Microsoft Excel — это очень полезный и простой в освоении сервис. Кстати, недавно я уже писал про другой похожий сервис от гугла, но уже представляющий собой аналог Microsoft Word. Вот ссылка на статью — «Как создать гугл документ с общим доступом».

Чуть позже я напишу еще одну статью об этом сервисе, но уже расскажу о том, как правильно интегрировать гугл документы на страницы сайта. По правде сказать, это достаточно просто сделать, но я никак не сяду и не изучу этот вопрос досконально. Особенно меня интересует, как правильно задать необходимые размеры и подогнать документ по габаритам страницы.

Ну ладно, поговорим об этом в следующий раз. Если вам вдруг стало интересно, как интегрировать этот сервис на свой сайт, подписывайтесь на обновления моего блога. До встречи в следующих статьях!

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий